Der Umfang des Basisprogramms für LIMES Bauhof deckt bereits alle Geschäftsprozesse des kommunalen Betriebes ab:

• Auftragsverwaltung von Dauer, Einzel und Externen Aufträgen
• Kontierung nach Produkten, Kostenstellen, Kostenträgern, Haushaltsstellen oder Objekten
• Abrechnung über Stunden- oder Leistungsverzeichnis
• Leistungserfassung für einzelne Mitarbeiter oder Teams
• Wiederkehrendes Buchen gleicher Leistungen über Touren
• Buchen von Material und Fremdleistungen
• Personalverwaltung mit integrierter Zeiterfassung
• Fahreug- und Maschinenverwaltung für Leistungen und Kosten
• Materialverwaltung mit Bestellwesen und Lieferscheinverwaltung
• Umfangreiche Auswertungen und Statistiken für alle Bereiche (Auftrag, Personal, Fuhrpark, Lager)

Der gesamte Aufbau von LIMES Bauhof orientiert sich an der einmaligen und schnellen Erfassung aller Kennzahlen. Ziel ist eine effiziente und durchgängige Auftragsabwicklung - Vom Auftraggeber zum Auftragnehmer. Bei der Auftragsanlage können die verschiedenen Auftragsarten (Dauer, Einzel, Extern) eines kommunalen Betriebes abgebildet werden. Daueraufträge werden einmal angelegt und gelten auch für Folgejahre.

Die Anlage von Einzelaufträgen kann dezentral auf dem Bauhof, aber auch direkt in der Verwaltung (siehe Modul LIMES Auftrag / Info) erfolgen.

Bei der Auftragsanlage werden alle für die Abrechnung relevanten Kennzahlen (Doppik oder Kameral) wie Erlöskonten, Produkte, Kostenstellen, Kostenträger oder Haushaltsstellen zugeordnet.Es können unterschiedliche Abrechnungsvarianten eingestellt werden (Abrechnung nach internen und externen Sätzen, Abrechnung nach Angebotspreis). Entsprechend der bei der Auftragsanlage eingestellten Daten erfolgt die später die Leistungserfassung bzw. die Erstellung der Rechnung als Sammel- oder Einzelrechnung.Außerdem können weitere statistische Kennzeichen wie Tätigkeiten, Objekte, Ortsteile zugeordnet werden, die für Auswertungen zur Verfügung stehen. Für Asufträge oder Objekte können auch ein Leistungsverzeichnis erstellt werden.Der Zugriff auf Standardtextbausteine erleichtert die Auftragsanlage. Bei vielen Aufträgen können Einsatzort und Tätigkeit sofort zugeordnet werden. Nach der Anlage eines Auftrages kann direkt ein Einsatz- oder Rapportzettel für die Mitarbeiter gedruckt werden. Mit der Auftragsplanung kann direkt die Arbeitsvorbereitung durchgeführt werden. Die Bearbeitung der Aufträge, das Abfragen von Aufträgen erfolgt über eine komfortable Auftragsübersicht mit einfachen und schnellen Filterfunktionen.

Die Erfassung der Bauhofleistungen ist einer der wichtigsten Programmpunkte. Die Leistungen sollen möglichst detailliert, genau und schnell aufgenommen werden. Unterschiedlichen Vorgehensweisen bei der Aufschreibung muss Rechnung getragen werden. Aus diesem Grund hat man in LIMES Bauhof unterschiedliche Möglichkeiten, die den individuellen Anforderungen in der Praxis entsprechen.

Bei allen Buchungsvarianten hat der Bediener alle wichtigen Informationen sofort im Zugriff. Plausibilitätsprüfungen reduzieren Fehleingaben. Über komfortable Suchfunktionen (Suche nach Nummer, Anfangstext oder Volltextrecherche) wird das schnelle Auffinden der relevanten Auftragsdaten gewährleistet. Das Buchungsformular orientiert sich am Aufbau des verwendeten Erfassungsbeleges und kann auf die tatsächlichen Eingabefelder individuell eingestellt werden.

Beim Buchen der Rapportzettel werden die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter mitgeführt. Überstunden, Zeitzuschläge und Zulagen können häufig automatisch ermittelt werden. Aus allen Buchungsprogrammen können Sonderfälle wie Abfeiern, Bereitschaftsstunden usw. über die Tagesübersicht des jeweiligen Mitarbeiters mitgeführt werden, so dass über die Auftragszeiterfassung die Vorgaben für die Lohnabrechnung am Monatsende zur Verfügung gestellt werden.

Das Buchen von Material und Fremdrechnungen kann ebenfalls aus den einzelnen Buchungsprogrammen durchgeführt werden.

Jeder Bauhof hat feste Touren (Spielplatzkontrolle, Räum- und Streupläne, Straßenreinigung). Touren bestehen aus wiederkehrenden Buchungen, bei denen sich in der Regel kaum Änderungen ergeben. LIMES Bauhof enthält eine Verwaltung von Tourplänen, die zum Buchen herangezogen werden können. Abweichungen und Änderungen vom Tourenplan können sofort durchgeführt werden.

Zur Abrechnung der erbrachten Bauhofleistungen stehen unterschiedliche Verfahren zur Verfügung. Für den Auftraggeber können vor der Rechnungserstellung Kostenaufstellungen zur Verfügung gestellt werden, aus denen alle Leistungen (Personal-, Fahrzeug-, Materialkosten und Fremdleistungen) ersichtlich sind. Diese Aufstellungen können je nach Bedarf verdichtet werden (z. B.: Zusammenstellung nach Kostenarten, nach Einsatzobjekten, nach ausgeführten Tätigkeiten). Für die eigentliche Rechnungserstellung können ebenfalls unterschiedliche Verfahren gewählt werden.

Bei der Fakturierung ist unabhängig von der gewählten Abrechnungsart der gleiche Ablauf gegeben. Die Daten können nach unterschiedlichen Kriterien (beliebige Zeiträume, Auftraggeber, Auftragsarten) zu einem Rechnungsvorschlag zusammengestellt werden. Dieser Vorschlag kann anschließend gedruckt werden.

Die Rechnungsübersicht stellt alle Funktionen rund um die Fakturierung zur Verfügung:

• Die Erstellung und den Druck von Rechnungen und Gutschriften
• Den Versand von Rechnungen als PDF und per Mail
• Die Übergabe der Daten an andere Verfahren
• Kennzeichnen bezhalter Rechnungen
• Umfangreiche Filterfunktionen

Auch die Bearbeitung von abgerechneten Leistungen ist in LIMES Bauhof noch möglich. Solange die Daten nicht in andere Verfahren integriert wurden, können Rechnungen für Korrekturen freigegeben werden.

Neben der Abrechnung der Leistungen stellt LIMES Bauhof die Vorgaben für die Lohnabrechnung zusammen. Für die interne Einsatzplanung und die Personal-abrechnung ist eine komplette Zeiterfassung im Programm hinterlegt. Die Verwaltung von Sondertagen (Urlaub, Krank, Abfeiern usw.), die Führung von Überstundenkonten, Abfeiern von Mehrarbeiten, Bereitschaftsdienste, Umsetzung von Tarifvorgaben und die Abbildung individueller Betriebsvereinbarungen sind nur einige Anforderungen, die im Programm berücksichtigt sind.

In LIMES Bauhof können für alle Mitarbeiter beliebig viele Zeitmodelle angelegt werden. Diese Modelle können auf festen Arbeitszeiten, Teilzeit- oder Gleitzeitvarianten basieren. Vorgefertigte Zeitraster, in denen die Vorgaben des TVöD und TV-V weitestgehend berücksichtigt wurden, bilden die Grundlage für die Ermittlung von Zulagen und Zuschlägen.

Bedingt durch die Flexibilisierung der Arbeitszeit sind viele Verarbeitungsregeln für die Personalabrechnung individuell einstellbar.

Über die Sonder- und Urlaubstageverwaltung können alle Ganztagsfehlzeiten (Urlaub, Abfeiern, Krank usw.) eingetragen werden. Für jeden Mitarbeiter wird eine grafische Jahresübersicht bereitgestellt. Bei der Erfassung von Leistungen wird auf bereits eingetragene Sondertage hingewiesen, so dass Fehleingaben vermieden werden. Nach Abschluss der Erfassungsarbeiten kann für beliebige Zeiträume geprüft werden, ob sämtliche Leistungen und Fehlzeiten vollständig eingetragen wurden.

Im Personalbereich steht Ihnen eine Vielzahl von Auswertungen zur Verfügung. Das Monatsjournal enthält eine Übersicht über die gebuchten Arbeitszeiten und Zuschläge. Die Darstellung der Sondertage unterstützt Sie bei Ihrer Einsatzplanung. Das Lohnjournal enthält eine Aufstellung aller Zeitkonten, die für die Personalabrechnung benötigt werden und kann dort als Buchungsbeleg eingesetzt werden.

Eine Zeiterfassung steht als Zusatzmodul im Bauhof zur Verfügung. Ein Abgleich von Zeiten ist auch mit anderen Verfahren möglich.

Auch die Fuhrpark- und Maschinenverwaltung ist komplett in das Gesamtverfahren integriert. Wie bei den Personen können für Fahrzeuge und Maschinen bis zu zwei unterschiedliche Verrechnungssätze ermittelt und hinterlegt werden.Mögliche Verrechnungsarten sind die Abrechnung nach Stundensätzen, Fahrleistungen nach Kilometern und Pauschalen.

Die Ermittlung der Fahrzeugkosten erfolgt aus der Auftragserfassung. Dabei kann für jedes Fahrzeug ein separater Auftrag oder für alle Fahrzeuge ein Sammelauftrag angelegt werden. Über verschiedene Tätigkeitskennzeichen können Fahrzeugkosten gebucht werden. Bei diesen Tätigkeiten muss beim Buchen das Fahrzeug oder die Maschine zugeordnet werden, an denen Wartungs- oder Reparaturarbeiten durchgeführt wurden. Über das Kennzeichen erfolgt automatisch die Buchung in der Fahrzeughistorie. Außerdem werden die Kosten direkt unterschieden in Eigenleistungen, Fremdleistungen, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial sowie weitere Merkmale.

Die Fahrzeugkosten werden in einer Historie geführt, so dass die Werkstatt und die Bauhofleitung zu jeder Zeit einen Überblick über Fahrzeuge und Maschinen haben.

Wartungstermine können in einer Wartungs-datei abgestellt werden. Über die Programm- option „Aktuelle Aufgaben“ wird auf bevorstehende Termine hingewiesen.

Auswertungen über Fahrzeugkosten und Fahrzeugleistungen runden den Bereich Fuhrpark ab.

Alle Aufgabenstellungen für eine effiziente und kostengünstige Lagerhaltung sind in LIMES Bauhof integriert. Eine beliebige Anzahl von Lagerorten erlauben eine flexible Lagerorganisation und eine detaillierte Kontrolle über den aktuellen Bestand. Im Artikelstamm kann festgelegt werden, ob der Artikel mit oder ohne Bestandsführung verwaltet werden soll. Außerdem lässt sich einstellen, wie die Artikel weiterberechnet werden sollen (letzter EK-Preis, gleitender Durchschnittspreis, individueller VK-Preis).

Beim Wareneingang findet die Erfassung der einzelnen Artikel mit den Liefermengen statt. Bei der Ermittlung des letzten EK-Preises bzw. des gleitenden Durchschnittspreises werden dabei die Kosten für die Beschaffung (Verpackungs- und Versandkosten, MWST) sowie eventuelle Rabatte automatisch berücksichtigt und auf die einzelnen Positionen anteilig berechnet.

Artikel, die speziell für einen Auftrag beschafft wurden, können bereits beim Wareneingang auf diesen Auftrag gebucht werden, so dass auch in der Schnittstelle zwischen Auftrag und Lager keine doppelten Erfassungen notwendig sind. Beim Buchen der Lagerabgänge wird über das Erreichen des Meldebestandes entsprechend informiert. Der gesamte Lagerbereich kann an einem separaten Arbeitsplatz installiert und bearbeitet werden.

Die Inventur kann in LIMES Bauhof zu jeder Zeit erfolgen.

Detaillierte Auswertungen über Zu- und Abgänge, Listen über Artikel-beschaffung und Artikelhitlisten unterstützen Sie bei Ihrer Lagerführung.

Kostentransparenz, interkommunale Vergleiche oder Wettbewerb mit privaten Anbietern sind nur einige Anforderungen, denen sich der Bauhof einer Verwaltung heute stellen muss. Um sich vergleichen zu können, müssen alle vorhandenen relevanten Informationen zeitnah und nach unterschiedlichen Gesichtspunkten strukturiert zur Verfügung gestellt werden. LIMES Bauhof hat bereits in seiner Datenstruktur unterschiedliche statistische Kennzeichen eingearbeitet. Im Standard enthalten sind unter anderem bereits die Zuordnung von Leistungen zu Produkten, Kostenstellen (Haushalts­stellen), Objekten, Ortsteilen und Tätigkeiten (KGST).

Alle Kennzeichen können zu beliebigen Gruppen zusammengeführt werden und erlauben eine differenzierte Betrachtung der Leistungen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten. Die Bauhofleitung betrachtet die Zusammenstellung von Leistungen unter dem Gesichtspunkt der Optimierung von Arbeitsabläufen, die Betriebsabrechnung legt besonderen Wert auf kostenrechnerische Gesichtspunkte.

In dem zentralen Statistikbereich von LIMES Bauhof können die Kosten nach den aufgeführten Kriterien ausgewertet werden. Auswertungen nach Auftraggebern, nach Einsatzorten, nach Kostenstellen können dabei immer mit den geleisteten Tätigkeiten kombiniert werden.

Jede Auftragsart kann für sich differenziert in beliebigen Zeiträumen betrachtet werden.

Die Weiterverarbeitung der Daten in weiteren Programmen ist durch die Schnittstelle zu Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen gewährleistet.

Der in die Software integrierte Listgenerator erlaubt jederzeit Anpassungen an Ihre Vorstellungen des Berichtswesens.